Wie Tyresö kommun Zeit für Klientinnen und Klienten zurückgewann
Angesichts wachsender Fallzahlen und hoher Anforderungen an rechtssichere Dokumentation entschied sich die Kommune, Interpreto im Arbeitsalltag zu testen. Hier sind die Ergebnisse und Erfahrungen aus der Einführung.
Ausgangslage und Bedarf
Wie viele schwedische Kommunen stand die Verwaltung vor einer doppelten Herausforderung: wachsender Druck auf die Individual- und Familienhilfe, während erfahrene Fachkräfte für den Sozialen Dienst schwer zu gewinnen waren. Viel Arbeitszeit floss in manuelle Dokumentation, was zu administrativem Stress und weniger Zeit für die direkte Arbeit mit Klientinnen und Klienten führte.
Gesucht wurde ein Werkzeug, das sich reibungslos in den Alltag der Fachkräfte einfügt, ohne monatelange Schulungen oder schwere IT-Projekte.
Die Einführung: Von der Demo zur aktiven Nutzung
Die Einführung begann mit einem zweistündigen Onboarding-Termin, bei dem die Fachkräfte das Werkzeug an fiktiven Klientengesprächen ausprobierten und Hausbesuchsszenarien in der Mobile App übten. Weil Interpreto an die eigenen Vorlagen der Kommune für die Bedarfsermittlung angepasst wird, erkannten die Mitarbeitenden die Struktur sofort wieder.
Schon in der ersten Woche nutzten die Fachkräfte das Werkzeug in echten Gesprächen, was im Team schnell Sicherheit und Begeisterung schuf.
Messbare Effekte im Alltag
Die Ergebnisse der Pilotphase zeigten, dass die durchschnittliche Zeit für einen Aktenvermerk nach einem einstündigen Gespräch von 45 Minuten auf unter 15 Minuten sank. Zudem erlebten die Fachkräfte die Gespräche als deutlich besser, weil sie nicht mehr hinter einem Bildschirm sitzen und fieberhaft mitschreiben mussten.
Auch bei Gesprächen mit Dolmetschbedarf brachte das integrierte KI-Dolmetschen eine spürbare Vereinfachung: Dringende Gespräche konnten sofort stattfinden, ohne auf eine externe Dolmetscherbuchung zu warten.
Schlussfolgerungen für andere Kommunen
Die Erfahrung zeigt: Der Schlüssel zu einer gelungenen KI-Einführung sind Einfachheit, hohe Sicherheit und die direkte Verankerung in den tatsächlichen Arbeitsabläufen der Fachkräfte. Die Technik ist am besten darin, Text zu strukturieren und Schreibarbeit abzunehmen. Wenn sie das tut, gewinnt der Mensch Zeit für die menschliche Begegnung.
Zusammenfassung
Die Pilotphase zeigte, dass ein gezielt eingesetzter KI-Assistent bis zu einer halben Stunde pro Gespräch einsparen, administrativen Stress senken und die Präsenz der Fachkräfte im Gespräch vom ersten Tag an erhöhen kann.
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