Hoe de gemeente Tyresö tijd terugwon voor cliënten
Met een groeiend aantal dossiers en hoge eisen aan zorgvuldige verslaglegging besloot de gemeente Interpreto te testen in het dagelijkse werk. Dit zijn de resultaten en ervaringen van de implementatie.
De uitgangssituatie en de behoefte
Zoals veel Zweedse gemeenten stond de organisatie voor een dubbele uitdaging: een groeiende druk op de hulp aan individuen en gezinnen, terwijl het werven van ervaren maatschappelijk werkers moeilijk was. Veel werktijd ging op aan handmatige verslaglegging, wat leidde tot administratieve stress en minder tijd voor direct cliëntwerk.
Er was vraag naar een hulpmiddel dat soepel in het dagelijkse werk van de consulenten kon passen, zonder maandenlange trainingen of zware IT-projecten.
De implementatie: van demo tot actief gebruik
De implementatie begon met een onboardingsessie van twee uur waarin de consulenten de tool uitprobeerden op fictieve cliëntgesprekken en huisbezoekscenario's oefenden in de mobiele app. Omdat Interpreto wordt afgestemd op de eigen onderzoekssjablonen van de gemeente, herkenden de medewerkers de structuur meteen.
Al in de eerste week begonnen de consulenten de tool in echte gesprekken te gebruiken, wat snel zorgde voor vertrouwen en enthousiasme in het team.
Meetbare effecten in het dagelijks werk
De resultaten van de pilotperiode lieten zien dat de gemiddelde tijd om een rapportage af te ronden na een gesprek van een uur daalde van 45 minuten naar minder dan 15 minuten. Bovendien ervoeren de consulenten dat de kwaliteit van de gesprekken duidelijk verbeterde, omdat ze tijdens het gesprek niet meer koortsachtig achter een beeldscherm hoefden te notuleren.
Ook bij gesprekken waarvoor een tolk nodig was, betekende de ingebouwde AI-tolk een merkbare vereenvoudiging: spoedgesprekken konden direct plaatsvinden, zonder te wachten op een externe tolk.
Conclusies voor andere gemeenten
De ervaring leert dat de sleutel tot een geslaagde AI-implementatie ligt in eenvoud, sterke beveiliging en directe aansluiting op de werkelijke werkroutines van de consulenten. De technologie is het sterkst in het structureren van tekst en het overnemen van schrijfwerk. Als ze dat doet, houdt de mens tijd over voor het menselijke contact.
Samenvatting
De pilot liet zien dat goed ingezette AI-ondersteuning tot een half uur per gesprek kan besparen, administratieve stress kan verminderen en de aanwezigheid van consulenten in het gesprek vanaf de eerste dag kan vergroten.
Wil je het uitproberen in jullie organisatie?
Plan een demo en bekijk hoe jullie sjablonen geautomatiseerd kunnen worden.